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Routinen-Bibliothek

Fertige Routinen für deine Agenten. Kopiere eine und pass sie an.

Zu einer Routine gehören ein Zeitplan oder ein Ereignis, eine Aufgabe in einfachen Worten und der Agent, der sie erledigt. Kopiere die Anweisung, füg sie im Dashboard in eine neue Automation ein und ändere, was nicht passt.

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Wähl eine Routine nach Bereich. Kopiere sie ins Dashboard.

Vertrieb

Toni Tukan · HubSpot, Outlook, Teams

3 Routinen Mehr zu Toni
  • Mo · 08:00

    Pipeline-Wochenbericht

    HubSpot → Teams

    Liest die offenen Deals aus HubSpot, summiert sie nach Phase und Zuständigen und postet die Übersicht im Vertriebskanal.

    Neue Automation

    Montags um 8 Uhr die offenen Deals aus HubSpot lesen, nach Phase und Zuständigen summieren und die Übersicht im Teams-Kanal Vertrieb posten.

    sales Im Dashboard nutzen
  • Werktags · 09:00

    Eingeschlafene Deals nachfassen

    HubSpot

    Findet Deals in Verhandlung, bei denen es seit einer Woche keinen Kontakt gab, entwirft eine Follow-up-Mail in HubSpot und gibt den Zuständigen eine Aufgabe zum Prüfen.

    Neue Automation

    Werktags um 9 Uhr in HubSpot Deals in Verhandlung suchen, die seit 7 Tagen ohne Kontakt sind. Für jeden eine Follow-up-Mail entwerfen und den Zuständigen eine Aufgabe geben, sie vor dem Versand zu prüfen.

    sales Im Dashboard nutzen
  • Bei jeder Web-Anfrage

    Neue Anfragen in HubSpot

    Website → HubSpot

    Legt bei jeder Anfrage über das Kontaktformular den Kontakt in HubSpot an oder aktualisiert ihn, verknüpft das Unternehmen und weist ihn einer zuständigen Person zu.

    Neue Automation

    Bei jeder Anfrage über unser Kontaktformular den Kontakt in HubSpot anlegen oder aktualisieren, mit dem Unternehmen verknüpfen und je nach Region der zuständigen Person im Vertrieb zuweisen.

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Operations

Wanda Specht · Notion, Outlook, Teams

3 Routinen Mehr zu Wanda
  • Bei jeder Bestellung

    Bestellung abrechnen

    Shopify → DATEV

    Erstellt bei jeder neuen Bestellung aus Shopify die Rechnung, legt sie für DATEV ab und schickt dem Kunden eine Bestätigung.

    Neue Automation

    Bei jeder Bestellung aus Shopify die Rechnung erstellen, für DATEV ablegen und dem Kunden eine Auftragsbestätigung schicken.

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  • Di · 10:00

    Liefertermine pflegen

    Outlook → Notion

    Liest die Lieferanten-Mails der Woche, aktualisiert die Liefertermine in der Bestellliste in Notion und fragt nach, wo ein Termin fehlt.

    Neue Automation

    Dienstags um 10 Uhr die Lieferanten-Mails der Woche in Outlook lesen und die Liefertermine in der Bestellliste in Notion aktualisieren. Fehlende oder überfällige Termine beim Lieferanten per E-Mail erfragen.

    ops Im Dashboard nutzen
  • Täglich · 17:30

    Aufgaben aus Besprechungen

    Notion

    Liest die neuen Besprechungsnotizen des Tages in Notion und macht aus jedem To-do eine Aufgabe mit Zuständigen und Fälligkeitsdatum.

    Neue Automation

    Täglich um 17:30 Uhr die heutigen Besprechungsnotizen in Notion lesen. Aus jedem To-do eine Aufgabe in der Aufgabenliste des Teams machen, mit Zuständigen und Fälligkeitsdatum aus den Notizen. Fehlt eine Angabe, im Kommentar nachfragen.

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Finanzen

Hedi Reiher · DATEV, Outlook, Excel

3 Routinen Mehr zu Hedi
  • Fr · 14:00

    Offene Rechnungen prüfen

    DATEV → Outlook

    Gleicht die offenen Posten in DATEV mit den Zahlungseingängen ab und entwirft eine freundliche Erinnerung für alles, was älter als 14 Tage ist.

    Neue Automation

    Freitags um 14 Uhr in DATEV Rechnungen suchen, die älter als 14 Tage sind, und Erinnerungen entwerfen.

    finance Im Dashboard nutzen
  • Werktags · 08:00

    Eingangsrechnungen

    Outlook → DATEV

    Sammelt die Rechnungen aus invoices@, ordnet jede ihrer Bestellung zu und legt sie für DATEV ab. Was sich nicht zuordnen lässt, kommt auf eine Liste für dich.

    Neue Automation

    Werktags um 8 Uhr die neuen Rechnungen aus invoices@ sammeln, jede ihrer Bestellung zuordnen und für DATEV ablegen. Rechnungen ohne passende Bestellung als Liste an mich schicken.

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  • Am 3. des Monats

    Belege für die Steuerkanzlei

    DATEV → Outlook

    Prüft, welche Belege für den Vormonat in DATEV noch fehlen, und bittet alle, die noch einen schulden, per E-Mail darum.

    Neue Automation

    Am 3. jedes Monats um 9 Uhr prüfen, welche Belege für den Vormonat in DATEV noch fehlen. Allen, die noch einen schulden, eine E-Mail schreiben und mir die Liste schicken, damit die Steuerkanzlei alles bekommt.

    finance Im Dashboard nutzen

Kundenservice

Carla Kardinal · Outlook, Front, Notion

3 Routinen Mehr zu Carla
  • Täglich · 07:30

    Sammelpostfach sortieren

    Outlook

    Sortiert info@, bevor das Team anfängt, entwirft Antworten auf Standardfragen und markiert die E-Mails, die ein Mensch sehen muss.

    Neue Automation

    Täglich um 7:30 Uhr neue E-Mails in info@ sortieren, Antworten auf Standardfragen entwerfen und markieren, was ein Mensch sehen muss.

    service Im Dashboard nutzen
  • Werktags · stündlich

    Support-Postfach in Front

    Notion → Front

    Versieht neue Unterhaltungen in Front mit Tags, entwirft Antworten aus den Hilfeseiten in Notion und gibt den Rest an die passende Person im Team.

    Neue Automation

    Werktags von 8 bis 18 Uhr stündlich neue Unterhaltungen im Postfach Support in Front mit Tags versehen. Antworten aus unseren Hilfeseiten in Notion entwerfen und alles andere der passenden Person im Team zuweisen.

    service Im Dashboard nutzen
  • Bei geschlossenem Issue

    Behobene Fehler an Kunden melden

    GitHub → Front

    Wird in GitHub ein Issue geschlossen, das Kunden gemeldet haben, sucht Carla die Unterhaltungen dazu in Front und entwirft für jede eine Antwort.

    Neue Automation

    Bei jedem geschlossenen GitHub-Issue mit dem Label customer die Unterhaltungen dazu in Front suchen und jedem Kunden eine Antwort entwerfen, dass das Problem behoben ist.

    service Im Dashboard nutzen

Recherche

Ole Eule · Web, Notion, HubSpot

3 Routinen
  • Am Monatsersten

    Wettbewerberpreise prüfen

    Web → Notion

    Ruft die Preisseiten deiner Wettbewerber auf und aktualisiert die Vergleichstabelle in Notion. Änderungen sind markiert.

    Neue Automation

    Am Monatsersten die Preisseiten unserer Wettbewerber aufrufen und die Vergleichstabelle in Notion aktualisieren. Änderungen markieren.

    research Im Dashboard nutzen
  • Werktags · 08:00

    Neue Firmen recherchieren

    Web → HubSpot

    Recherchiert jede Firma, die am Vortag in HubSpot angelegt wurde, und ergänzt Branche, Größe und eine kurze Zusammenfassung im Datensatz.

    Neue Automation

    Werktags um 8 Uhr jede gestern in HubSpot angelegte Firma im Web recherchieren und Branche, Größe und eine Zusammenfassung in zwei Sätzen im Firmendatensatz ergänzen.

    research Im Dashboard nutzen
  • Mo · 07:00

    Neues von Kunden

    Web + HubSpot → Teams

    Sucht Nachrichten über deine größten Kunden und postet das Wichtigste für den Vertrieb mit Links in Teams.

    Neue Automation

    Montags um 7 Uhr im Web nach Nachrichten über unsere 20 größten Kunden in HubSpot suchen. Alles, was für den Vertrieb wichtig ist, mit Links im Teams-Kanal Vertrieb posten.

    research Im Dashboard nutzen

Berichte

Elsa Adler · HubSpot, DATEV, Excel

3 Routinen
  • Fr · 16:00

    Wochenrückblick

    HubSpot + DATEV → Outlook

    Sammelt die Wochenzahlen aus Vertrieb und Finanzen und mailt der Geschäftsführung eine einseitige Zusammenfassung.

    Neue Automation

    Freitags um 16 Uhr die Wochenzahlen aus HubSpot und DATEV sammeln und der Geschäftsführung eine einseitige Zusammenfassung mailen.

    reports Im Dashboard nutzen
  • Werktags · 06:30

    Zahlen vom Vortag

    HubSpot + DATEV → Excel

    Trägt vor der Morgenrunde die Zahlen vom Vortag aus HubSpot und DATEV in die KPI-Arbeitsmappe in Excel ein.

    Neue Automation

    Werktags um 6:30 Uhr die KPI-Arbeitsmappe in Excel mit den Zahlen von gestern aus HubSpot und DATEV aktualisieren: neue Deals, Bestellungen, Umsatz und offene Posten.

    reports Im Dashboard nutzen
  • Am 5. des Monats

    Monatsbericht

    DATEV + HubSpot → Excel

    Erstellt den Bericht für den Vormonat in Excel aus DATEV und HubSpot und teilt ihn im Kanal der Geschäftsführung in Teams.

    Neue Automation

    Am 5. jedes Monats um 8 Uhr in Excel den Bericht für den Vormonat aus DATEV und HubSpot erstellen: Umsatz, Kosten, offene Posten und neue Deals. Im Teams-Kanal Geschäftsführung teilen.

    reports Im Dashboard nutzen

Kalender

Hugo Kolibri · Outlook, Teams

3 Routinen
  • Werktags · 07:45

    Dein Tag auf einen Blick

    Outlook → Teams

    Schickt dir die Termine des Tages mit Agenda und Unterlagen in Teams und weist auf Überschneidungen hin.

    Neue Automation

    Werktags um 7:45 Uhr die heutigen Termine aus meinem Outlook-Kalender per Teams an mich schicken, mit Agenda und verlinkten Unterlagen. Auf Überschneidungen und Termine ohne Pause dazwischen hinweisen.

    calendar Im Dashboard nutzen
  • Werktags · 16:00

    Agenden für morgen

    Outlook

    Geht die Termine des nächsten Tages in Outlook durch und bittet die Organisatoren um eine Agenda, wo keine vorliegt.

    Neue Automation

    Werktags um 16 Uhr die Termine von morgen in meinem Outlook-Kalender durchgehen. Hat ein Termin keine Agenda, den Organisator per E-Mail darum bitten.

    calendar Im Dashboard nutzen
  • Auf Zuruf in Teams

    Termine per Chat vereinbaren

    Teams → Outlook

    Findet auf Zuruf im Teams-Chat einen Termin in Outlook, der allen passt, verschickt die Einladung und antwortet mit der Uhrzeit.

    Neue Automation

    Wenn jemand im Teams-Chat um ein Meeting bittet, in Outlook einen Termin finden, der allen passt, die Einladung verschicken und im Chat mit der Uhrzeit antworten.

    calendar Im Dashboard nutzen

Texte

Pia Papagei · Notion, GitHub, Outlook

3 Routinen
  • Bei jedem Release

    Release Notes

    GitHub → Notion

    Schreibt bei jedem neuen Release in GitHub aus den gemergten Pull Requests Release Notes für Kunden und legt sie als Entwurf in Notion ab.

    Neue Automation

    Bei jedem neuen Release in GitHub aus den gemergten Pull Requests verständliche Release Notes für Kunden schreiben. Als Entwurfsseite unter Release Notes in Notion speichern.

    writing Im Dashboard nutzen
  • Am Monatsersten

    Kundennewsletter entwerfen

    Notion → Outlook

    Schreibt den Kundennewsletter des Monats aus den Release Notes und Neuigkeiten in Notion und schickt dir den Entwurf zum Prüfen.

    Neue Automation

    Am Monatsersten den Kundennewsletter aus den Release Notes und Neuigkeiten des Vormonats in Notion entwerfen. Mir den Entwurf zum Prüfen in Outlook schicken.

    writing Im Dashboard nutzen
  • Täglich · 18:00

    Englische Hilfeseiten

    Notion

    Aktualisiert die englische Fassung jeder Hilfeseite in Notion, die sich tagsüber geändert hat, und markiert sie zur Prüfung.

    Neue Automation

    Täglich um 18 Uhr die englische Fassung aller Hilfeseiten in Notion aktualisieren, die sich heute geändert haben. Jede davon als „Zu prüfen“ markieren.

    writing Im Dashboard nutzen

Jede Routine hat drei Teile. Wann, was und wer.

  1. 01

    Wann sie läuft

    Nach Zeitplan, etwa jeden Montag um 8 Uhr oder am Monatsersten. Oder bei einem Ereignis: eine neue Bestellung im Shop, ein geschlossenes Issue in GitHub, eine Nachricht in Teams.

  2. 02

    Was sie tut

    Die Aufgabe in einfachen Worten: aus welchem Tool der Agent liest, was er tut, wohin das Ergebnis geht und was ein Mensch entscheidet.

  3. 03

    Wer sie ausführt

    Der zuständige Agent. Er nutzt nur die Tools, die du für ihn verbunden hast, und arbeitet mit eigenem Konto. So siehst du, was er geändert hat.

Jeder Run wird protokolliert.

Im Dashboard siehst du, wann jede Routine lief, was der Agent getan hat und was für dich offen bleibt. Tools, die etwas senden oder ändern, können vorher auf deine Freigabe warten.

Zeitpläne
Täglich, wöchentlich, monatlich oder werktags stündlich. Ist ein Run fällig, während der vorige noch läuft, wird er übersprungen und protokolliert. So staut sich nichts.
Ereignisse
Webhooks aus dem Shop, aus GitHub oder eigenen Systemen, jeder mit eigener URL und eigenem Secret. Dazu Nachrichten in einem Teams-Chat.
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Dashboard · Diese Woche

  • Mo 07:30 inbox-triageservice Erledigt 14 E-Mails sortiert, 9 Entwürfe
  • Mo 08:00 weekly-pipelinesales Erledigt Im Kanal Vertrieb gepostet
  • Do 11:42 order-createdops Erledigt Rechnung zu Bestellung #2052 für DATEV abgelegt
  • Fr 14:00 open-invoicesfinance Zur Freigabe 2 Erinnerungen versandbereit

Routinen änderst du in einfachen Worten. Eigene schreibst du genauso.

Eine gute Anweisung sagt dem Agenten, was du einem Kollegen sagen würdest. Hier nehmen wir die Routine „Offene Rechnungen prüfen“ auseinander.

Neue Automation

Freitags um 14 Uhr in DATEV Rechnungen suchen, die älter als 14 Tage sind, und Erinnerungen entwerfen.

  1. Wann Tag und Uhrzeit oder das Ereignis, das die Routine startet.
  2. Wo Das Tool und die Stelle darin: info@, der Kanal Vertrieb, die Bestellliste in Notion.
  3. Was zählt Zahlen statt Ermessensfragen: älter als 14 Tage, die 20 größten Kunden.
  4. Was bei dir bleibt Entwerfen statt senden, auflisten statt ändern oder vorher fragen.

Dieselbe Routine, angepasst

  • Anderer Rhythmus

    Montags und donnerstags um 9 Uhr in DATEV Rechnungen suchen, die älter als 14 Tage sind, und Erinnerungen entwerfen.

  • Andere Regel

    Freitags um 14 Uhr in DATEV Rechnungen suchen, die älter als 30 Tage sind, und Erinnerungen für Kunden im Ausland auf Englisch entwerfen.

  • Erst entscheidest du

    Freitags um 14 Uhr in DATEV Rechnungen suchen, die älter als 14 Tage sind, Erinnerungen entwerfen und mir die Liste in Teams schicken, bevor etwas rausgeht.

Erzähl uns, was jede Woche anfällt. Wir zeigen dir, wie ein Agent es erledigt.

Eine Demo mit unserem Team, auf Deutsch oder Englisch. Bring eine Routineaufgabe mit, samt den Tools dazu.

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