Hedi, kümmerst du dich darum?
Kestrel GmbH, Buchhaltung Rechnung 2017 enthält noch unsere alte USt-IdNr. Bitte senden Sie eine Korrektur.
Einsatzbereich · Finanzen
Rechnungen zugeordnet. Den Papierkram erledigt Hedi.
Hedi ordnet Eingangsrechnungen den Bestellungen zu und legt sie für DATEV ab. Sie entwirft Erinnerungen für überfällige Rechnungen und sammelt die Unterlagen, die deine Steuerkanzlei anfordert. Du prüfst und gibst frei.
Was Hedi übernimmt. Den Papierkram zwischen dir und der Steuerkanzlei.
Erledigt den Papierkram zwischen deiner Firma und der Steuerkanzlei.
- Ordnet Eingangsrechnungen den Bestellungen zu und legt sie für DATEV ab
- Entwirft Zahlungserinnerungen für überfällige Rechnungen
- Markiert auffällige Ausgaben vor Monatsende
- Sammelt die Unterlagen, die deine Steuerkanzlei anfordert
- Beantwortet in der Cowork-App Fragen wie „Welche Rechnungen sind noch offen?“
Eine Woche mit Hedi. Für einen sauberen Monatsabschluss.
Beschreib eine Routine einmal so, wie du sie einem neuen Kollegen erklärst. Hedi erledigt sie zur festen Zeit, legt dir vor, was dein OK braucht, und protokolliert jeden Run.
- Fr · 14:00 →
Offene Rechnungen prüfen
Gleicht die offenen Posten in DATEV mit den Zahlungseingängen ab und entwirft eine freundliche Erinnerung für alles, was älter als 14 Tage ist.
Erinnerungen als Entwürfe in Outlook - Täglich · 07:00 →
Eingangsrechnungen
Holt die Rechnungen ab, die in invoices@ eingehen, ordnet jede ihrer Bestellung zu und legt sie für DATEV ab.
Für DATEV abgelegt, der Rest markiert - Am 25. des Monats →
Ausgaben prüfen
Vergleicht die Ausgaben des Monats mit den Vormonaten und listet auf, was auffällt, damit du es vor Monatsende prüfen kannst.
Eine kurze Liste in Excel - Am Monatsersten
Unterlagen für die Steuerkanzlei
Sammelt die Belege des Vormonats, listet Fehlendes in Excel auf und entwirft die E-Mail an die Steuerkanzlei.
Ein Entwurf für die Steuerkanzlei
Hedi in deinen Tools. Weiterleiten reicht. Den Rest macht Hedi.
Hedi hat ein eigenes Konto in Microsoft 365. Leite ihr in Outlook eine E-Mail weiter, und Hedi antwortet im selben Verlauf, mit den Dateien im Anhang.
WG: Rechnung 2017: falsche USt-IdNr. 2 Nachrichten
Ich habe Rechnung 2017 korrigiert und die Antwort entworfen. Soll ich sie senden?
EntwurfAn: Kestrel GmbH, Buchhaltung
Guten Tag, anbei die korrigierte Rechnung 2017. Freundliche Grüße Ihre Fernhill-Buchhaltung
PDFRechnung-2017-korrigiert.pdfDu hast das Sagen. Hedi bereitet vor.
Hedi bereitet Erinnerungen, Listen und E-Mails vor. Was an Kunden und an die Steuerkanzlei geht, entscheidest du.
Erinnerungen warten auf dein OK
Gib Hedi die Tools zum Entwerfen, aber nicht zum Senden. Oder lass sie vor jeder Erinnerung um Freigabe bitten. Du liest jede, bevor der Kunde sie bekommt.
Nur der Zugriff, den du ihr gibst
Hedi arbeitet mit eigenen Konten und sieht nur, was du teilst: die Buchhaltung in DATEV, ihr eigenes Postfach und invoices@, den Finanzordner.
Jeder Run im Protokoll
Jeder Run zeigt Schritt für Schritt, was Hedi gelesen, abgelegt und gesendet hat. Du kannst jeden im Dashboard nachlesen.
Fang mit einer Aufgabe an. Läuft sie, kommt die nächste.
- 01
Aufgabe wählen
Nimm eine Aufgabe, die jede Woche oder jeden Monat anfällt, etwa freitags die offenen Rechnungen prüfen.
- 02
Tools verbinden
Verbinde im Dashboard die Tools deiner Buchhaltung mit Hedis eigenen Konten und gib ihr Zugriff auf die Ordner, die sie braucht.
- 03
Einfach beschreiben
Schreib die Routine so auf, wie du sie einem neuen Kollegen erklärst, und leg fest, wann sie läuft.
- 04
Erste Runs prüfen
Prüf in den ersten Wochen Hedis Entwürfe und das Protokoll. Dann gib die nächste Aufgabe ab.
Erzähl uns, was jede Woche anfällt. Wir zeigen dir, wie ein Agent es erledigt.
Eine Demo mit unserem Team, auf Deutsch oder Englisch. Bring eine Routineaufgabe mit, samt den Tools dazu.